Het informatiesysteem (IS) van uw bedrijf werkt als een zenuwstelsel. Via dit systeem stromen alle essentiële gegevens van uw organisatie. Het zorgt ook voor de juiste terugkoppeling van kerninformatie en bevordert een goede communicatie en samenwerking tussen alle afdelingen. Een slecht afgesteld of verkeerd gedimensioneerd IS kan ernstige gevolgen hebben voor de gezondheid van uw onderneming. En wanneer het wordt aangevallen, zijn de gevolgen nog erger. Daarom is het belangrijk om een audit van uw IT-omgeving te laten uitvoeren.

Eerste stap: uw informatiesysteem begrijpen

Een informatiesysteem is een geheel van middelen die zowel menselijk, materieel als immaterieel zijn:

• Menselijke middelen: dit zijn de medewerkers en technici die instaan voor het beheer van uw informatiesysteem. Zij kunnen het onderhoud van uw servers uitvoeren, vragen van uw teams beantwoorden, materiaal bestellen, aankopen en configureren, en ook contracten met dienstverleners beheren, enzovoort.
• Materiële middelen: dit zijn alle computers, tablets en telefoons die het bedrijf ter beschikking stelt van zijn teams, evenals alle IT-apparatuur, inclusief lokale servers op de site, accessoires, harde schijven, projectoren, modems, wifi-routers, enzovoort.
• Immateriële middelen: dit zijn de software, gegevens, tools en processen die het functioneren van uw organisatie bepalen. De reikwijdte is breed, aangezien dit zowel vaste en mobiele besturingssystemen omvat als loonsoftware, marketingtools, CRM, ERP, productiebeheer, enzovoort.

Begrijpen waaruit uw informatiesysteem bestaat, hoe het werkt en wat de gevolgen zijn van een storing voor de rest van de middelen, is essentieel om een volledige audit uit te voeren. Zo kunt u bij incidenten (aanvallen, fouten, technische problemen, enz.) gemakkelijker de getroffen zones isoleren van de gezonde zones.

Tweede stap: de bedrijfsdoelstellingen bepalen

Niet alle informatiesystemen zijn hetzelfde. Ze moeten worden afgestemd op de zakelijke behoeften van het bedrijf. Dit kan te maken hebben met het aantal gebruikers, locaties of campussen, verschillende producten of diensten, enzovoort. Zo zal het informatiesysteem van een industriële kmo er heel anders uitzien dan dat van een kledingketen, bijvoorbeeld.
Het bepalen van de bedrijfsdoelstellingen kan onder meer inhouden: een realtime beheer van de productvoorraden in het kader van een omnichannelstrategie, of de nadruk leggen op de klantervaring door de interacties met prospecten en klanten te centraliseren via alle pre- en post-sales tools.
Het informatiesysteem moet ook worden aangepast aan het businessplan van het bedrijf en aan zijn strategische doelstellingen, bijvoorbeeld op het vlak van groei of vertraging in een specifieke markt. Het moet worden beschouwd als een “businesspartner” met het vermogen om kosten te verlagen, te optimaliseren en toekomstige behoeften te anticiperen.

Derde stap: de juiste dienstverlener kiezen

Het auditeren van een informatiesysteem is een taak die vaak een externe blik vereist. Om de juiste dienstverlener te kiezen, is het belangrijk dat deze uw activiteit begrijpt, de juiste vragen stelt en beschikt over een duidelijke methodologie die gebaseerd is op verschillende kernpunten:

• Gesprekken om de klant (verschillende directeurs), zijn behoeften en zijn risico’s te begrijpen.
• Een technische afbakening om de scope van de audit te bepalen, de uitvoeringsplanning vast te leggen en de verantwoordelijkheden te definiëren (RACI).
• De uitvoering met experts die tussenkomen, de nodige tools implementeren en de taken uitvoeren volgens de planning.
• De oplevering met een auditrapport dat de lijst van kwetsbaarheden, de impacten en de aanbevelingen bevat, evenals een presentatie voor het management.

De audit van een informatiesysteem is een belangrijke stap die uw bedrijf helpt te begeleiden op basis van uw doelstellingen en uw structuur.